Responsabilidades de proveedores y clientes en servicios REPSE
Las revisiones al cumplimiento en materia de servicios especializados van en aumento y por ello es importante que las empresas tengan presentes las obligaciones en la materia pues aún existe desconocimiento y falta de control.
Es importante recordar que la subcontratación está prohibida cuando una empresa pone trabajadores a disposición de otra para desarrollar actividades relacionadas con el objeto social o actividad económica de la beneficiaria. Por ejemplo, si un despacho contable subcontrata un contador.
Lo que se permite es la subcontratación de servicios especializados o ejecución de obras especializadas que no formen parte de las actividades principales del contratante y, para ello, el proveedor debe contar con su REPSE vigente.
Para ello, es esencial que ambas partes celebren contratos donde se especifique el objeto de la actividad y el número aproximado de trabajadores que participarán en la operación, entre otros datos.
Responsabilidades de proveedores
La C.P.C. Norma Robles, de Robles Ulloa, asesores y contadores en nómina y capital humano, indica que una de las obligaciones principales de los contratistas REPSE es reportar de manera cuatrimestral los contratos celebrados al IMSS mediante el sistema ICSOE y al Infonavit en la plataforma SISUB.
Dentro de estos reportes se debe incluir:
Información de periodos, datos de los empleados, salarios, retenciones y más.
Datos relacionados con el servicio prestado.
Copia simple del registro REPSE.
Otra de las obligaciones es entregar información al contratante para acreditar el cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social.
Entre la documentación a presentar se encuentra:
CFDI de nómina de los trabajadores.
Comprobantes bancarios de salarios.
Retenciones de impuestos.
Pago de cuotas obrero-patronales.
No entregar esta información puede derivar en multas y riesgos fiscales para ambos.
Te puede interesar: Así detecta el SAT riesgos en datos de contribuyentes
Responsabilidades de contratantes
Por su parte, las empresas receptoras también tienen obligaciones de control y validación documental.
Una de ellas consiste en verificar que el proveedor realmente cuente con un registro REPSE vigente. En algunos casos, las empresas únicamente reciben un archivo PDF del registro sin confirmar su autenticidad o vigencia en el padrón público.
Es importante validar directamente en la plataforma oficial:
La existencia del registro.
La vigencia del REPSE.
La correspondencia entre el registro y los datos del contratista.
Otro aspecto a verificar es que los contratos señalen puntualmente datos como el objeto del servicio, el número de trabajadores involucrados y el número de registro REPSE. La omisión de esto representa un punto de riesgo en revisiones del SAT, IMSS y la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
Las empresas contratantes pueden enfrentar responsabilidad solidaria cuando el contratista incumple obligaciones laborales, fiscales o de seguridad social. Esto implica que deben asumir el pago de cuotas obrero-patronales, salarios, pago de impuestos y otros que no se hayan atendido por el trabajo que se realizó.
Por ello, se deben mantener controles documentales y validar permanentemente la situación de sus proveedores para evitar que asuman costos adicionales.
La falta de seguimiento a estas obligaciones puede generar riesgos de multas, pérdida de efectos fiscales de los gastos y observaciones por esquemas considerados como subcontratación prohibida.
El uso de la tecnología es un elemento esencial para el cumplimiento, pues ante la cantidad de información y exigencia de las autoridades, permite simplificar procesos y administrar los datos de una forma más eficiente.
Nuestra plataforma Mi Repse auxilia a las empresas en la administración sencilla de documentos, además de mostrar de forma clara el nivel de cumplimiento de proveedores para el análisis y toma de decisiones. Conoce más detalles solicitando una demostración en este enlace.
