Cuando una empresa no cuenta con evidencia suficiente para comprobar que una operación existió, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) puede desestimarla junto con sus efectos fiscales. Ante ello, es importante contar con el sustento y evidencias que demuestren la materialidad y trazabilidad de las operaciones reportadas.
El C.P. Rafael Rubí, office managing partner Tijuana de Grant Thornton, señala que estos elementos ya se revisaban en auditorías de ejercicios anteriores, pero la fiscalización electrónica actual las puso en el centro del cumplimiento.
¿Qué es la materialidad de las operaciones?
La materialidad es la comprobación, con evidencia suficiente, de que un hecho u operación realmente existió. Exige coherencia documental y económica entre lo que la empresa reporta y lo que ocurrió. Como ya se mencionó, si los elementos no alcanzan, la autoridad puede desechar la operación y sus efectos fiscales.
¿Qué analiza la autoridad para validar la materialidad?
El SAT revisa cuatro puntos:
Existencia del hecho o servicio.
Capacidad material y humana para realizar la actividad.
Coherencia documental.
Lógica operativa y fiscal.
¿Qué es la trazabilidad y cómo se relaciona con la materialidad?
La trazabilidad es el seguimiento paso a paso de cada hecho hasta los documentos fiscales y aduaneros: el camino que va de la operación al CFDI y a los registros que la sustentan. La materialidad prueba que la operación existió; la trazabilidad prueba cómo llegó a los documentos.
Rubí explica que toda operación tiene un “ADN” de datos, procesos y evidencias. El objetivo no es acumular documentos, sino contar con los adecuados y conectados entre sí.
“Sin trazabilidad, no hay materialidad. La materialidad prueba la existencia y la trazabilidad prueba el camino. Juntas construyen el blindaje fiscal y aduanero”, explica.
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¿Qué evidencia exige el SAT en las devoluciones de IVA?
El SAT exige justificar de forma detallada cada gasto relacionado con los saldos a favor, antes de la devolución. Las empresas deben presentar evidencias como contratos, facturas, cotizaciones, seguimiento en la compra, e incluso bitácoras de ingreso a los centros de trabajo de proveedores y pruebas fotográficas de los servicios. Las solicitudes de la autoridad pueden alcanzar estos requisitos para comprobar la existencia de las operaciones.
En su Plan Maestro, el SAT pone mayor énfasis en la materialidad, y su atención se ha dirigido a sectores específicos como la industria maquiladora y las empresas IMMEX.
Además, usa herramientas tecnológicas para analizar grandes volúmenes de datos e identificar operaciones de riesgo y posibles fraudes fiscales. También revisa precios de transferencia y estructuras corporativas, sobre todo en operaciones internacionales.
¿Qué errores dejan sin sustento la materialidad?
El especialista de Grant Thornton menciona cuatro errores comunes que se detectan en auditorías preventivas:
Faltantes en inventarios.
Procesos de producción no compatibles con los CFDI.
Servicios sin evidencia técnica.
Inconsistencias en Anexo 24 y Anexo 30.
La falta de control documental puede generar créditos fiscales millonarios y la pérdida de certificaciones o registros, como el programa IMMEX, el padrón de importadores y la Certificación IVA e IEPS.
El SAT ya no se limita a sus facultades directas: cuando detecta riesgos, también intercambia información con otras instituciones como el IMSS, el Infonavit o la STPS. Por ello, el especialista señala que el cumplimiento requiere coordinación entre comercio exterior, recursos humanos, finanzas y producción.
¿Cómo prepararse para demostrar la materialidad?
Serecomienda dejar de reaccionar únicamente cuando se enfrenta alguna de las facultades de comprobación del SAT y adoptar un modelo preventivo con tres componentes:
Auditorías preventivas.
Revisiones continuas.
Sistemas tecnológicos que conecten la información operativa, contable y aduanera.
Estos modelos facilitan la generación de expedientes electrónicos completos, un elemento clave ante auditorías de la autoridad.
También conviene implementar programas internos de compliance fiscal, automatizar procesos y mantener una colaboración estrecha entre comercio exterior y finanzas.
“Un buen cumplimiento fiscal no solo mejora la reputación ante el SAT, sino que facilita procesos como las devoluciones de IVA y reduce sanciones potenciales”.
¿Qué herramienta ayuda a sustentar las devoluciones de IVA?
El fisco avanza en el uso de tecnología para fiscalizar, mientras que muchas empresas aún están rezagadas en su implementación. Para ir a la par de la autoridad, conviene adoptar soluciones que optimicen los procesos contables y fiscales.
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