Subcontratar a un proveedor con REPSE vigente no garantiza la deducibilidad de los gastos correspondientes ni el acreditamiento del Impuesto al Valor Agregado (IVA); es necesario verificar las condiciones de contratación, revisar las actividades autorizadas y conservar evidencia de que los servicios efectivamente se prestaron.
De acuerdo con el abogado fiscalista y socio de la firma TP Legal, Leobardo Tenorio, existen elementos que deben ser tomados en cuenta para evitar riesgos fiscales y asegurar el cumplimiento.
¿Qué considerar respecto al objeto social y la actividad económica?
El especialista señaló que la verificación no se limita a solo pedir el registro vigente como proveedor de servicios especializados ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Uno de los puntos a evaluar es si el servicio que se pretende contratar está relacionado con el objeto social o con la actividad económica preponderante de la empresa beneficiaria, pues si coinciden pueden ser sancionados por prácticas prohibidas.
Por ello, es fundamental revisar los estatutos y el acta constitutiva del proveedor antes de la contratación, particularmente el apartado del objeto social. Algunas sociedades incluyen una lista extensa de actividades desde su constitución, lo que puede generar dificultades al contratar determinados servicios especializados por ser tan amplios.
También las compañías deben comprobar que el registro incluya la actividad que efectivamente se va a desempeñar. Tenorio explica que las actividades autorizadas pueden describirse de manera general, por lo que es necesario contrastar la información del registro con las características del servicio que se prestará. Si el proveedor cuenta con REPSE, pero la actividad autorizada no corresponde al trabajo contratado, la empresa podría enfrentar cuestionamientos fiscales.
En este escenario, se recomienda conservar evidencia de la consulta realizada en el padrón público, incluida la fecha en que se verificó el registro. Esta documentación forma parte de las medidas preventivas que pueden ayudar a acreditar que la empresa revisó las condiciones del proveedor antes de contratarlo.
También es conveniente revisar si el proveedor cuenta con la infraestructura y los medios necesarios para prestar el servicio, pues estas condiciones son fiscalizadas por la autoridad.
¿Qué se debe considerar para la materialidad de operaciones?
Tenorio explica que, además de cumplir con los requisitos fiscales de la deducción y del acreditamiento del IVA, las empresas deben contar con evidencia que permita demostrar que el servicio contratado efectivamente se llevó a cabo.
No basta con conservar el contrato, la factura y el comprobante de pago. Es necesario reunir elementos adicionales para acreditar cómo se desarrolló la operación y qué servicio recibió la empresa, tales como los entregables, las bitácoras, los registros de visitas, los correos electrónicos y las evidencias de las reuniones o comunicaciones sostenidas con el proveedor.
También destaca la importancia de documentar la razón de negocios de las relaciones comerciales. La autoridad fiscal puede pedir datos sobre cómo se contactó al proveedor, qué comunicaciones existieron entre las partes y de qué manera se llevó a cabo el servicio. Se recomienda integrar un expediente por cada proveedor.
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La importancia de formalizar los contratos
Asimismo, las empresas deben contar con los contratos formalizados para respaldar la contratación de los servicios declarados. Es importante que los documentos tengan fecha cierta y estén firmados por las partes involucradas.
Las órdenes de compra no necesariamente sustituyen un contrato, ya que pueden limitarse a establecer términos y condiciones comerciales, precisó.
Deducibilidad del ISR y el acreditamiento del IVA: revisiones distintas
La deducibilidad del gasto para efectos del ISR y el acreditamiento del IVA son aspectos relacionados, pero tienen requisitos y procedimientos distintos.
En el caso del ISR, es importante verificar que el gasto cumpla con las condiciones aplicables, incluido el requisito de que sea estrictamente indispensable, además de contar con el CFDI correspondiente y con documentación que respalde la operación.
En cuanto al IVA, la autoridad puede requerir información relacionada con los proveedores y las operaciones realizadas. En particular, Tenorio señala que una solicitud de devolución puede dar lugar a requerimientos de contratos, comprobantes de pago y evidencia de la prestación del servicio.
Explica que el cumplimiento fiscal del proveedor puede influir en la revisión de las devoluciones de IVA. Por ello, recomienda solicitar y actualizar su opinión de cumplimiento fiscal, así como incluir en los contratos disposiciones relacionadas con la presentación de sus declaraciones.
Una empresa puede cumplir con ciertos requisitos para deducir un gasto y, aun así, enfrentar cuestionamientos relacionados con el acreditamiento o la devolución del saldo de IVA. De ahí la importancia de revisar cada obligación por separado.
¿Cuáles son las recomendaciones para evitar contingencias fiscales?
Tenorio comparte medidas preventivas para fortalecer la revisión de proveedores y reducir los riesgos asociados con la contratación de servicios especializados.
Entre sus principales recomendaciones se encuentran:
Validar al proveedor: revisar su REPSE en el padrón público, verificar que esté vigente y comprobar que la actividad autorizada corresponda al servicio contratado.
Analizar el objeto social y la actividad económica: comprobar que el servicio no se encuentre dentro de las actividades que podrían impedir su contratación bajo el esquema de servicios especializados.
Formalizar el contrato: contar con un documento firmado por las partes y con fecha cierta. La orden de compra no debe considerarse automáticamente un sustituto del contrato.
Integrar un expediente por proveedor: conservar el contrato, los CFDI, los comprobantes de pago y la evidencia de que el servicio efectivamente se prestó.
Documentar la materialidad: guardar entregables, bitácoras, registros de visitas, correos electrónicos y otros elementos que permitan demostrar la ejecución de los trabajos.
Revisar el cumplimiento fiscal del proveedor: solicitar su opinión de cumplimiento actualizada y establecer contractualmente la entrega de información relacionada con sus obligaciones fiscales.
Mantener un checklist actualizado: establecer una lista de verificación que permita revisar de manera periódica la documentación y las condiciones de cada proveedor.
Estas medidas pueden representar una carga administrativa para las empresas, especialmente para aquellas que trabajan con numerosos proveedores. Sin embargo, este trabajo preventivo puede resultar menos costoso que enfrentar la pérdida de una deducción o del acreditamiento del IVA.
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