REPSE: puntos a vigilar y recomendaciones para clientes y proveedores
El cumplimiento en materia de subcontratación de servicios y obras especializadas implica una gestión rigurosa y coordinada entre las empresas contratantes y sus proveedores. Sin embargo, en la práctica hay fallas que se presentan de forma común en ambas partes; muchas veces en aspectos que pueden considerarse básicos.
¿Qué atender en el día a día?
Lo más importante para el cumplimiento REPSE es la comunicación y la facilitación de documentos del proveedor al cliente conforme a la normativa. De acuerdo con María José Ávila, gerente de atención al cliente en Vitel, fortalecer este aspecto es esencial para una buena operación, ya sea cuando se utilicen métodos tradicionales como el correo electrónico, o cuando se adopten herramientas tecnológicas para validar documentos y construir archivos digitales por prestador de servicio u obra.
Explica que el contratante debe establecer claramente con los proveedores lo que les estarán solicitando periódicamente desde el inicio de la relación comercial:
Registro formal del REPSE.
Opiniones de cumplimiento actualizadas ante el SAT, el IMSS y el Infonavit.
Acuses de impuestos y pagos del IMSS.
Comprobantes bancarios del pago del SUA (Sistema Único de Autodeterminación), correspondientes tanto al Infonavit como al IMSS.
Declaraciones detalladas, específicamente el acuse del Impuesto Sobre la Renta (ISR) de sueldos y salarios.
Declaraciones informativas cuatrimestrales de los sistemas ICSOE (IMSS) y SISUB (Infonavit).
Registro ante el Fonacot.
Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina exclusivamente de las personas que realizaron la actividad.
El contrato de servicios y las evidencias de trabajo.
Y otros que la empresa tenga dentro de sus políticas.
Entre cliente y contratista debe quedar establecido que esta información es una obligación legal y que tiene que ser íntegra, legítima y actualizada, pues otro problema común es que se comparten documentos incompletos, modificados o no vigentes.
La especialista comenta que una vez que se consolida la coordinación, el siguiente reto es la automatización: lograr que un proceso burocrático, repetitivo y con un alto margen de error, sea eficiente. Por ello, la recomendación para quien contrata es administrar todo con una plataforma tecnológica.
¿Qué debe tener una herramienta REPSE?
Puesto que la revisión de Servicios Especializados u Obras Especializadas es una actividad principal de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), el IMSS y el Infonavit para evitar triangulación o subcontratación irregular, una herramienta REPSE debe ser capaz no sólo de reunir la información de los proveedores, si no también de establecer un mecanismo que dote de trazabilidad al proceso.
María José Ávila detalla que Vitel Mi Repse genera un expediente digital por proveedor, y de forma automática le solicita cargar la documentación exigible y complementaria en un repositorio. Cuando facilita los requisitos, la plataforma visibiliza el nivel de cumplimiento. Si omite hacerlo, el sistema vuelve a solicitárselo automáticamente como recordatorio.
Las verificaciones también son importantes para detectar modificaciones en documentos. Por ejemplo cuando la opinión de cumplimiento se edita para que refleje un sentido positivo, pero en realidad el proveedor no está al corriente en sus obligaciones fiscales.
En esta parte debe sumarse un proceso de capacitación al proveedor, ya que para sacar provecho a los beneficios de plataformas es indispensable el conocimiento de ambas partes. Es decir, que sepan qué información van a proporcionar, dónde van a cargarla y cuándo deben hacerlo, e integrar esto en las políticas y compromisos de la relación comercial a nivel contrato.
Algo que ocurre frecuentemente es que se confunden documentos. Por ejemplo, quien presta el servicio u obra entrega un comprobante de transferencia bancaria en lugar del acuse de pago de impuestos ante el SAT.
Por otro lado, es importante analizar la información para detectar a tiempo si existe triangulación en la subcontratación, es decir, que quien fue subcontratado contrate a otro tercero para realizar el servicio u obra, lo cual está expresamente prohibido por la ley.
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La importancia de la concordancia y la materialidad
Ávila señala que toda la información debe ser 100 % comprobable. El contrato debe estar alineado con los conceptos autorizados en el registro ante la STPS y con la actividad física real que se ejecuta en las instalaciones del cliente.
Si el registro estipula una actividad y el contrato describe algo distinto, o si el concepto plasmado en el CFDI de nómina o factura no coincide con el trabajo pagado, las organizaciones se hacen acreedoras a sanciones.
Asimismo, la autoridad exige comprobar la materialidad de los servicios mediante bitácoras de empleados y evidencias como fotografías o registros del antes y después de los servicios u obras.
También las bitácoras de acceso a las plantas deben cuadrar perfectamente con el listado de empleados proporcionado por el proveedor; el ingreso de trabajadores no registrados o no especificados en el contrato original es motivo directo de sanción.
Consecuencias de incumplir
El incumplimiento de las obligaciones REPSE generan repercusiones graves:
Revocación del registro: la STPS puede cancelar el registro REPSE al proveedor, afectando su operación.
Pérdida de deducción fiscal: debido a la vinculación entre el SAT y la STPS, si existen discrepancias documentales o el proveedor es sacado del registro, el cliente pierde por completo el derecho a deducir los gastos por esas obras, afectando sus flujos financieros.
Responsabilidad solidaria: en caso de que el proveedor no pague salarios o cuotas obrero-patronales, o si ocurre un accidente laboral dentro de las instalaciones con un empleado del contratista que no cuente con alta en el seguro social, el cliente adquiere de forma automática la figura de responsabilidad solidaria, asumiendo las consecuencias legales y económicas.
Las plataformas de gestión
El uso de sistemas especializados facilita la administración de la información mediante la automatización de las validaciones documentales básicas exigidas por la ley, además de simplificar el análisis de los datos para la toma de decisiones.
Aunado a lo mencionado antes, nuestra solución Mi Repse verifica de forma automática la autenticidad y vigencia de las opiniones de cumplimiento, registros REPSE, constancias y archivos de nómina, impidiendo la entrada de documentos manipulados o ilegibles. Esto disminuye las tareas de revisión manual, permitiendo a los equipos de los clientes concentrarse en puntos finos como los contratos legales, los análisis de SUA o el cruce de firmas.
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