REPSE: inspecciones, materialidad y seguridad social
El cumplimiento del marco legal para subcontratar servicios especializados en México requiere, entre otros puntos, revisar que el registro de los proveedores esté vigente en el REPSE, además de confirmar que los contratos y la documentación respalden adecuadamente los servicios contratados. Estos aspectos son relevantes para atender las obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social, así como para responder correctamente en caso de una inspección de las autoridades.
Durante el webinar Puntos finos del REPSE: laboral, fiscal y seguridad social, la C.P.C. Norma Robles, socia y directora de Robles Ulloa, asesores y contadores en nómina y capital humano; el Mtro. Leobardo Tenorio y el Mtro. Alejandro Pedrín, socios de TP Legal; y Emmanuel López, gerente de proyectos en SkyCloud, abordaron los principales riesgos y obligaciones relacionados con la contratación de servicios especializados.
Inspecciones laborales y cumplimiento del REPSE
El Mtro. Alejandro Pedrín explicó los alcances del protocolo de inspección federal publicado el 24 de noviembre de 2025 por la Secretaría del Trabajo, que establece una guía para las autoridades y las empresas sobre cómo deben actuar y qué deben revisar los inspectores durante las diligencias. El documento contempla tres modalidades de vigilancia:
Visitas de constatación del registro REPSE.
Inspecciones transversales.
Inspecciones específicas en materia de subcontratación.
La autoridad puede acudir tanto a las instalaciones de la empresa beneficiaria como a las del contratista para verificar que la información enterada sea correcta y que las actividades realizadas correspondan con los servicios especializados registrados. También puede revisar las condiciones laborales, los contratos y el cumplimiento de las obligaciones de ambas empresas.
Pedrín señaló que una de las situaciones que pueden generar alertas es que los trabajadores del contratista reciban instrucciones directas del personal de la empresa beneficiaria. Esta última puede solicitar que se cumpla el servicio contratado a través del supervisor del proveedor, pero no dirigir directamente la forma en que trabajan los empleados.
Otros aspectos que pueden revisarse son la identificación del patrón por parte de los trabajadores, el uso de uniformes o gafetes que los distingan del personal de la empresa beneficiaria, la correspondencia entre las actividades realizadas y el servicio registrado, y el cumplimiento de las obligaciones laborales del contratista.
Riesgos fiscales, contratos y materialidad
Por su parte, el Mtro. Leobardo Tenorio explicó que contar con un REPSE vigente no garantiza por sí solo la deducibilidad de un gasto ni el acreditamiento del IVA. Antes de contratar a un proveedor, las empresas deben revisar si el servicio implica la puesta a disposición de trabajadores y si la contratación cumple con las normativas.
También indicó que es necesario revisar el objeto social y la actividad económica preponderante de la empresa beneficiaria, además de verificar que el servicio corresponda con las actividades autorizadas al proveedor en su registro.
Otro punto central es la materialidad de los servicios. Tenorio señaló que las empresas deben conservar evidencia de que las operaciones efectivamente se realizaron, ya que el contrato, la factura y el comprobante de pago pueden no ser suficientes para demostrar la prestación del servicio ante una revisión.
Entre la documentación que recomendó integrar se encuentran los contratos firmados, los CFDI, las evidencias de pago, los entregables, las bitácoras, los correos electrónicos y los registros de visitas o reuniones con el proveedor. La finalidad es contar con un expediente que permita acreditar cómo se contrató el servicio.
Obligaciones ante el IMSS y el INFONAVIT
La C.P.C. Norma Robles abordó las obligaciones de seguridad social de los prestadores de servicios especializados y de las empresas que los contratan. Explicó que los proveedores deben presentar la información de sus contratos mediante las plataformas correspondientes: el ICSOE para el IMSS, y el SISUB para el Infonavit.
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Los reportes incluyen datos sobre las partes involucradas, las características y vigencia de los contratos, los trabajadores relacionados con los servicios y, en el caso del Infonavit, datos sobre aportaciones y amortizaciones. También debe adjuntarse la documentación correspondiente al registro REPSE.
Aunque ambas instituciones solicitan información relacionada, cada una cuenta con su propia plataforma y obligaciones de presentación.
Señaló que si el prestador incumple sus obligaciones, puede haber consecuencias fiscales para quien recibe el servicio, como la no deducibilidad del gasto o la imposibilidad de acreditar el IVA cuando no se cumplen los requisitos aplicables.
Asimismo, señaló que existen casos en los que el IMSS ha emitido avisos relacionados con la responsabilidad solidaria por incumplimientos de los proveedores.
Auditoría del cumplimiento con tecnología
En su participación, Emmanuel López presentó la nueva versión de Mi Repse la cual facilita el seguimiento del cumplimiento de los proveedores y optimiza la administración de documentos de los servicios prestados.
Mediante una consulta por RFC, la plataforma facilita la revisión de información pública del padrón, como el folio, la vigencia, la fecha de registro y las actividades autorizadas.
Además, de forma periódica el sistema identifica cambios en la vigencia del registro y en las actividades autorizadas, además de generar alertas en caso de haber cambios en su estatus para evitar contratiempos.
También permite que los proveedores carguen documentación como opiniones de cumplimiento, contratos y comprobantes relacionados con sus obligaciones fiscales y de seguridad social, para hacerlos llegar a sus clientes. El sistema valida automáticamente la información y extrae datos de los XML de nómina, el SUA y otros archivos para conciliarlos.
Estas funciones buscan concentrar la información de proveedores y facilitar su revisión desde una misma plataforma.
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