Evita estos 6 errores al emitir un CFDI
La correcta emisión y timbrado del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es esencial para la deducibilidad, la contabilidad y el cumplimiento fiscal de las empresas en México.
Con el SAT reforzando las revisiones y empleando herramientas de análisis y algoritmos predictivos, los errores en los CFDI pueden derivar en auditorías, multas y bloqueo de certificados.
En los últimos años, la autoridad fiscal ha modernizado sus mecanismos de revisión: combinando Big Data, algoritmos y modelos de inteligencia artificial para priorizar casos de riesgo y detectar inconsistencias entre declaraciones y CFDI.
Como resultado, los errores que antes pasaban desapercibidos, hoy se identifican con mayor rapidez y a gran escala. Esto se traduce en un aumento en la focalización de auditorías programadas.
Los errores más comunes
Muchos errores provienen de fallas en los datos del emisor o receptor, falta de renovación o problemas técnicos con el Certificado de Sello Digital (CSD), uso incorrecto de catálogos (versiones y claves) o procesos internos manuales sin controles.
Algunos de los errores más frecuentes son:
RFC del receptor incorrecto o cancelado: provoca rechazo al timbrar.
Nombre/Razón social que no coincide con el RFC: genera inconsistencias con registros SAT.
Uso incorrecto de claves de producto/servicio y unidades (catálogos del SAT): afecta la clasificación fiscal y validaciones.
Errores en el comprobante de retenciones o impuestos trasladados: recae en omisiones o cifras mal aplicadas.
CSD vencido o mal instalado (errores de sello digital al timbrar): impide el timbrado o genera CFDI con errores.
Cancelaciones de facturas indebidas o sustituciones mal registradas: abre la posibilidad de conflictos con receptores y posibles sanciones.
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Consecuencias por errores en los CFDI
La emisión incorrecta de los comprobantes puede tener diferentes repercusiones para las empresas y afectar su operación económica. Entre ellas se encuentran:
Pérdida de deducibilidad de gastos: comprobantes inválidos pueden ser rechazados y perder los efectos fiscales.
Sanciones y multas administrativas: por errores continuos o por no corregir omisiones detectadas. Las sanciones varían según la infracción y la gravedad.
Activación de auditorías focalizadas: la detección algorítmica de inconsistencias aumenta la probabilidad de ser objeto de revisiones fiscales.
Bloqueo o revocación del CSD: interrumpe la capacidad de facturar hasta que se resuelva lo detectado.
Daño operativo y reputacional: conflictos con clientes/proveedores por cancelaciones o facturas inválidas.
¿Qué hacer?
Existen diferentes acciones que las organizaciones pueden implementar para evitar caer en estas situaciones y tener una operación óptima.
Entre las acciones se encuentran:
Implementar validaciones automáticas antes del timbrado: validación de RFC, coincidencia de nombre fiscal, claves de productos y códigos postales contra catálogos del SAT. (Automatizar con reglas en ERP/TPV o sistema de facturación).
Corroborar el cumplimiento y/o reputación de clientes y proveedores: por medio de la consulta de constancias de situación fiscal, consultas a las listas 69 y 69-B, registro actualizado del RFC y razón social.
Procedimiento para manejo del CSD: monitorear la vigencia, renovarlo con tiempo y restringir accesos al archivo .key y .cer
Llevar una trazabilidad de operaciones: conservar bitácoras de emisión, timbrado y notificaciones de rechazo para auditorías internas.
Capacitación constante: mantener actualizado al personal que lleva las operaciones relacionadas con los CFDI en cuanto a los requisitos, buenas prácticas y normativas o cambios que surjan a partir de modificaciones o reformas.
Protocolos para correcciones y cancelaciones: establecer flujo que evite cancelaciones masivas o improcedentes.
Ante la modernización de la fiscalización, las empresas deben elevar la calidad de sus procesos de facturación.
Un programa de controles reduce significativamente riesgos: evita multas, preserva deducibilidad y minimiza la probabilidad de ser seleccionado para una auditoría focalizada por el SAT.
