¿Qué documentación debes tener disponible ante revisiones del SAT?
Cuando la autoridad ejerce sus facultades de comprobación, las empresas deben demostrar que cumplen con sus obligaciones fiscales y que sus operaciones están debidamente respaldadas.
Contar con documentación suficiente y organizada es esencial para atender auditorías, visitas domiciliarias o revisiones de gabinete.
La materialidad de las operaciones
Entre estas facultades, la autoridad puede revisar la contabilidad, bienes y mercancías, así como corroborar que las operaciones reportadas hayan sido realizadas efectivamente y estén respaldadas con comprobantes fiscales. Estos supuestos se encuentran establecidos en el artículo 42 del Código Fiscal de la Federación.
Rafael Rubí, office managing partner Tijuana, explica que estas acciones forman parte de la revisión de la materialidad de las operaciones.
En este contexto, las empresas deben justificar cada gasto vinculado con sus operaciones y con saldos a favor. Esto incluye contratos, registros de control y, en algunos casos, evidencia fotográfica de los servicios prestados.
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Documentación recomendada
La Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON) recomienda contar con información y documentación, tanto física como digital, que permita acreditar la materialidad de las operaciones y atender posibles requerimientos de la autoridad.
Entre los documentos que deben estar disponibles se encuentran:
Contabilidad y papeles de trabajo que acrediten el cumplimiento de obligaciones fiscales.
Manuales o diagramas de flujo de la operación.
Declaraciones de impuestos.
Comprobantes fiscales.
Registros de entradas y salidas.
Inventarios.
Acta constitutiva, en su caso.
Libros sociales, en su caso.
Contratos vigentes, como los de luz, agua o arrendamiento del lugar donde se realizan las operaciones.
Correos electrónicos con clientes y proveedores.
Contratos con clientes, cotizaciones, órdenes de compra, bitácoras, guías de remisión y comprobantes de pago.
Estados de cuenta que acrediten las operaciones.
Reportes de entrega de servicios.
Recomendaciones para mitigar riesgos
La autoridad ha incorporado herramientas tecnológicas para analizar grandes volúmenes de datos e identificar operaciones de riesgo y posibles fraudes fiscales. Este enfoque fortalece la capacidad de revisión y cruces de información.
Para reducir riesgos, Rubí recomienda implementar programas internos de cumplimiento fiscal, automatizar procesos para hacerlos más eficientes y fomentar la colaboración entre áreas como comercio exterior y finanzas.
Señala que un adecuado cumplimiento facilita procesos como las devoluciones de IVA y disminuye la posibilidad de sanciones.
El sistema fiscal avanza hacia un modelo basado en el uso de tecnología y en la verificación de la materialidad de las operaciones. En este entorno, la organización documental y el control interno no solo permiten atender requerimientos de la autoridad, sino también fortalecer la gestión interna y reducir contingencias fiscales.
Con información de Prodecon
