Del Checklist al Defense File: la nueva era de la inmunidad fiscal y aduanera
Por: Rafael Rubí, office managing partner Tijuana en Grant Thornton
En los últimos 10 años, la gestión del cumplimiento en México ha experimentado una transformación radical. Lo que antes se resolvía con una revisión periódica de carpetas físicas, hoy se enfrenta a un ecosistema de fiscalización digital, algoritmos de inteligencia artificial y una autoridad con una capacidad de cruce de datos sin precedentes.
Para el director general (CEO) y el director de Finanzas (CFO), el riesgo ha mutado. Ya no se trata únicamente de "estar al corriente"; se trata de demostrar la trazabilidad y materialidad de cada transacción. En este contexto, el tradicional "Checklist" ha quedado obsoleto. Ha dejado de ser una herramienta de protección para convertirse en una falsa sensación de seguridad. La respuesta estratégica ante esta realidad es la implementación del Defense File.
I. El ocaso del Checklist: ¿Por qué ya no es suficiente?
El checklist nació como una herramienta de control administrativo. Su función era binaria: confirmar la existencia de un documento. Sin embargo, este modelo presenta deficiencias críticas en el marco legal actual:
1. Enfoque en la forma, no en la sustancia: La autoridad fiscal ha dejado de dar valor absoluto al documento per se. Hoy, la existencia de una factura (CFDI) no garantiza la deducibilidad si no se puede probar que el servicio o bien realmente existió y fue entregado.
2. Fragmentación de la información: El checklist suele vivir en silos. El departamento de compras guarda los contratos, almacén los registros de entrada y contabilidad las facturas. Ante una auditoría de gabinete o visita domiciliaria, esa desconexión impide presentar una defensa coherente y articulada.
3. Reactividad cronológica: Generalmente, el checklist se completa después de que la operación ocurrió. Cuando la autoridad requiere información años después, la "memoria operativa" se ha desvanecido, y con ella, la capacidad de defensa institucional.
La debilidad del checklist se materializa en errores operativos recurrentes que la autoridad identifica de inmediato, especialmente en el sector IMMEX.
Estos vacíos documentales son fácilmente detectados por la matriz de riesgos del SAT mediante cruces electrónicos.
II. La Trazabilidad: el corazón del Defense File
El Defense File no es una lista de tareas; es una narrativa documentada. El elemento central que lo sostiene es la trazabilidad total, que permite reconstruir la historia de una mercancía o servicio desde su concepción hasta su destino final. Para el sector IMMEX, la trazabilidad debe ser el hilo conductor que une la operación con la contabilidad:
Trazabilidad de origen (Procure-to-Pay): incluye desde la orden de compra y la selección del proveedor hasta la logística de transporte. Es la prueba de que la operación fue planeada y ejecutada con lógica comercial.
Trazabilidad de proceso (Operación Industrial): especialmente en el esquema IMMEX, es vital documentar cómo el insumo importado se transformó. Esto requiere una integración exacta entre los sistemas de control de inventarios (Anexo 24 y 30) y los registros de producción.
Trazabilidad de salida (Order-to-Cash): el cierre del ciclo con el pedimento de exportación y la prueba de que el pago fue recibido de la entidad extranjera correspondiente, validando la realidad de la exportación.
III. Materialidad y razón de negocio: los nuevos pilares de la defensa
Para la Alta Dirección, la "materialidad" es hoy el concepto más relevante en la gestión de riesgos. La autoridad cuestiona no solo el documento, sino la realidad física del evento. El Defense File integra preventivamente:
Evidencias de entrega: registros de entradas y salidas, bitácoras de transportistas y controles de acceso.
Entregables reales: en el caso de servicios, el expediente debe contener reportes de avances, correos electrónicos de coordinación y resultados tangibles.
Justificación económica: documentar el beneficio esperado de la operación, blindando la "Razón de Negocio" ante posibles interpretaciones de la autoridad.
IV. Beneficios estratégicos para la alta dirección
Implementar un modelo de Defense File es una inversión en resiliencia corporativa. Sus beneficios para el C-Suite son directos:
1. Blindaje del Patrimonio: protege a los socios y directivos de la responsabilidad solidaria derivada de una gestión documental deficiente.
2. Celeridad en las Auditorías: una empresa preparada proyecta una imagen de orden que suele desincentivar auditorías más agresivas.
3. Certidumbre en M&A: en procesos de venta o fusión, contar con Defense Files sólidos incrementa el valor de la compañía y reduce las contingencias detectadas.
4. Flujo de Efectivo: asegura la recuperación de saldos a favor de IVA al presentar expedientes que no dejan margen de duda sobre la procedencia del acreditamiento.
V. Conclusión: hacia una cultura de gobernanza institucional
La evolución del cumplimiento fiscal y aduanero nos exige dejar atrás las herramientas simplistas del pasado. El entorno actual no perdona la falta de evidencia, y un "checklist" incompleto puede representar el inicio de un crédito fiscal devastador para la organización.
Pasar al modelo de Defense File es una decisión de alta dirección que trasciende lo contable; es un compromiso con la gobernanza y la transparencia. Como líderes, nuestra misión es asegurar que la infraestructura legal y de cumplimiento de nuestras empresas sea tan robusta y eficiente como nuestras líneas de producción. En un mundo de fiscalización 24/7, la documentación proactiva y la trazabilidad total no son opcionales, son el estándar mínimo para garantizar la continuidad y el éxito del negocio en el largo plazo.
En la era de la fiscalización permanente, no gana quien tiene más documentos, sino quien puede contar mejor la historia de su operación.
Rafael Rubí Carrizoza es Socio Encargado de la oficina Tijuana de Salles Sainz-Grant Thornton, con responsabilidad directa sobre las divisiones de Impuestos y Comercio Exterior. Especialista en cumplimiento fiscal, aduanero y financiero, con amplia trayectoria asesorando al sector IMMEX y de exportación en el noroeste de México.
